أهم أربع برامج جاهزة في علم المحاسبة!

تشهد نظم المعلومات المحاسبية تطوراً ملحوظاً في الآونة الأخيرة، ومع هذا التطور أصبح على المحاسبين لزاماً أن يكونوا على علم ودراية بهذه التطورات السريعة وأن لا يقتصر دورهم على العمل التقليدي، وأتاح التطور التقني في مجالات المعلومات والحاسبات للمحاسبين و الأنخفاض الكبير والمستمر في تكاليفها ولديها طاقات تشغيل عالية لم تكن متاحة في السابق، فأصبح الحاسب الآلي في الوقت الحاضر أداة أساسية للمحاسب. 

وساعد أيضاً أنخفاض تكاليف نظم الحاسبات الآلية المؤسسات بأحجامها المختلفة على الحصول عليها لما لها من مميزات تتمثل في الدقة والسرعة في توفير المعلومات اللازمة لمتخذي القرار وإمكانيات التخزين الهائلة التي لا تشغل إلا حيزاً صغيراً، ويحتاج متخذ القرار إلى معلومات مختلفة من التفصيل والإجمال وبدرجات من الدقة والسرعة لم تكن معهودة من قبل مع نظم المعلومات المحاسبية اليدوية، فقد تغير مفهوم الدقة من الدقة المعقولة إلى الدقة التامة وكذلك تغير مفهوم الوقتية من التوقيت الملائم إلى التوقيت اللحظي للمعلومات. 

فدور المحاسب في السابق كان يقتصر على عملية إمساك الدفاتر والتسجيل في اليوميات المختلفة وكذلك الترحيل لدفاتر الأستاذ الفرعية ومن ثم الترحيل للأستاذ العام وبعد ذلك إعداد ميزان المراجعة وتصحيح الأخطاء ومن ثم إعداد القوائم المالية، ولكن فى الوقت الحاضر أصبح  دور المحاسب إدخال كميات كبيرة وتفصيلية عن الأحداث المحاسبية ويحولها إلى معلومات في وقت لا يذكر وبدقة تامة ويقرر عنها بأشكال وتفاصيل مختلفة مدعمة بالخرائط البيانية؛ لذلك أصبح هناك ما يسمي بالبرامج الجاهزة.

البرامج الجاهزة

يمكن الحصول عليها عن طريق شراؤها من الأسواق ومن الشركات المتخصصة وهي كثيرة ومن الصعب حصرها.

أنواع البرامج الجاهزة :

1- البرامج الجاهزة الجزئية.

هي برامج غير مترابطة مع بعضها وهي معدة لتنفيذ بعض الوظائف المحاسبية والإدارية، مثل : برامج كشوف المرتبات وشئون العاملين، برامج إدارة المستودعات والمخازن وبرامج المشتريات.

2- البرامج الجاهزة المتكاملة.

هي برامج مترابطة مثل برامج نظم المعلومات المحاسبية.

من مزايا البرامج الجاهزة:

1- العمومية.

2- سرعة الحصول عليها.

 عيوب البرامج الجاهزة:

1- صعوبة وفائها بالأحتياجات التفصيلية للمنشأة.

2- عدم مرونتها لصعوبة تعديلها.

والأن سنذكر أهم أربع برامج جاهزة فى علم المحاسبة

1- برنامح كويك بوكس

يعتبر برنامج QuickBook  من أكثر البرامج المالية شعبية في العالم حيث يقدر عدد مستخدميه في الولايات المتحدة فقط بـ 13 مليون مستخدم . وقد بدأت كثير من الشركات والمنظمات في محيطنا العربي في أستخدام هذا البرنامج إلا أن الدعم الفني العربي لهذا البرنامج يكاد يكون منعدمه.

والبرنامج هو من إصدار شركة Intuit  وهو من عائلة برامجها وهناك عدة اصدارات للـ QuickBooks منها :

• QuickBooks Simple Start

• QuickBooks Pro

• QuickBooks Premier - Industry-specific Tools

• QuickBooks Enterprise     

وتعتبر اصدارة Enterprise اشملها وقد تعودت الشركة أن تحدث إصداراتها كل عام لكن الإصدارات من 2002 الى 2007 تتشابه الى حد بعيد. ويعتبر البرنامج مناسب للمؤسسات والشركات والمنظمات الربحية وغير الربحية ويعتبر  من فئة البرامج المالية المستهدفة للشركات والمؤسسات الصغيرة والمتوسطة (عدد محاسبيها من 1 الى 20 محاسب).  

نظرة عامة للبرنامج: 

يزودنا QuickBooks  بسجلات وأستمارات لتلبية الوظائف الجوهرية للدفاتر المالية: دفتر الأستاذ العام (General Ledger)، والحسابات الدائنة والمدينة (Accounts Receivable and Payable)، والمستودعات (Inventory)، والرواتب والأجور (Payroll). كما تزوّدنا أيضاً بإمكانات في مجال الفوترة الزمنية (Time Billing)، وتتبّع المشاريع (Project Tracking)، وإدارة الأصول الثابتة (Fixed-Asset Management ). ومخطط السيولة النقدية على المدى القصير، ودعم عدة أسعار لكل من الزبائن والأعمال.

تقوم ميزة EasyStep في برنامج QuickBooks بإصطحابك عبر الخطوات اللازمة لإنشاء ملفات شركتك. كما يساعدك البرنامج على إعداد أعمالك وأفضليات البرنامج، وبناء ملفات للأفراد والبنود، وملء بعض التفاصيل المالية الإضافية.

أسّست شركة Intuit بنية شاشة العمل منذ بضعة سنوات خلت منذ الثمانينات، وتمكّنت هذه البنية من خدمة برنامج QuickBooks بشكل جيد. ويمكنك التنقّل بسهولة بين عناصر الملاحة Navigators (شركات، باعة، موظفين، وهكذا)، التي تعرض مجموعة متنوعة من البيانات والأدوات المرتبطة بكل منها. ويبيّن المخطط النهجي المتفاعل كيفية سير التعاملات المالية لجميع العمليات الرئيسية في كل مجال من المجالات، مع وجود وصلات تشعبية للوظائف المستخدمة بكثرة. وتتوفر العديد من التقارير، إضافة إلى وصلات للنشاطات المتعلقة بها. كما يوجد شريط أيقونات قابل للتصميم حسب الطلب، من أجل تسهيل ملاحة البرنامج بشكل أكبر.

عندما تصبح جاهزاً للعمل، فإن عمق برنامج QuickBooks وطريقة تصميمه تساعدك على زيادة سرعة إنجاز السجلات المحاسبية. وبعيداً عن عرض قائمة الأشخاص والبنود، يمكنك أستخدام قوائم متخصصة لتعمل مع السجلات بحد ذاتها، وإدخال التعاملات المالية المتعلقة بتلك المجموعة، وتشغيل التقارير اللازمة. وتعتبر هيئات السجلات مسبقة الصنع (بنود، موظفين، زبائن، باعة، أعمال) ملائمة لتتبّع التفاصيل البارزة، مع توفر العديد من الحقول المخصصة لذلك.

تم دمج المستويات الجديدة لسعر كل بند من البنود مع مرونة جديدة في عملية التسعير يمكنك إنشاء حتى 100 مستوى مختلف للأسعار بالنسبة للزبائن أو الأعمال.كما أن استمارات التعاملات المالية مصممة للعمل بشكل سريع وبسيط، ويحقق البرنامج هذين الهدفين بشكل جيد. ويمكنك بسهولة تغيير بعض الصفات الأساسية للأستمارات، أو يمكنك اللجوء إلى تصميم جديد لإعادة بناء الأستمارات بشكل أوسع. كما توجد أدوات جديدة لتتبّع الأصول الثابتة.

ويقدّم برنامج QuickBooks مجموعة كاملة من تقارير الأعمال القياسية. ويمكنك فلترة البيانات التي تظهر في التقارير، والغوص في خط البنود من أجل رؤية التعاملات المطلوبة. ويمكنك أيضاً إرسال التقارير بالبريد الإلكتروني، وتصديرها إلى برنامج إكسل. ويعتبر مخطط سريان السيولة النقدية لمدة ستة أسابيع، والذي يستخدم سيناريوهات "ماذا لو؟"، من المزايا الجديدة. ويمكن الوصول عن بعد إلى هذه البيانات، وإلى البيانات الأخرى في البرنامج.

2- بيتش تري

وهذا البرنامج مشهور و غني عن التعريف، ويستخدم فى كثير من البلاد العربية، وخاصة دول الخليج العربي، ويعتبر البرنامج ذو واجهة باللغة الأنجليزية، ويتيح لك تسجيل العمليات المحاسبية من فواتير بيع و شراء و قيود يومية، ويقوم أيضاً بترحيل البيانات أوتوماتيكياً لدفتر الأستاذ، و يتم الحصول منه على الميزانية و قائمة الدخل و تقارير كثيرة جداً تفيد المحاسب فى عمله.

وخلاصة القول أنه يقوم بالتالي:

1- يسهل جداً على المحاسب تسجيل و حفظ البيانات.

2- يقوم بالترحيل لدفتر الأستاذ أوتوماتيكياً.

3- يتيح للمحاسب معرفة أرصدة جميع الحسابات لدية.

4- يتيح للمحاسب الحصول على قائمة الدخل و الميزانية العمومية.

5- يتيح للمحاسب الحصول على كافة التقارير التى من الممكن أن يحتاجها عن (العملاء - الموردين - قيود يومية - دفتر أستاذ .... الخ).

3- برنامج الإكسيل

برنامج مايكروسوفت إكسل Microsoft Excel وهو أحد برامج الجداول الإلكترونية والتي يمكنك أن تستعمله من أجل أدارة البيانات وتحليلها وتخطيطها. والتي ظهرت في بداية الأمر كبرامج مالية ثم تطورت إلى برامج مالية ومحاسبية خاصة بأجراء الحسابات المالية كإعداد الرواتب والموازنات وغيرها .ومن هذه البرامج ( Visicalus) وبرنامج ( Lotus123 ) وأخيراً برنامج (Microsoft Excel).

ويُعرف الأكسل بأنه برنامج للجداول الإلكترونية يوفر أربع مزايا رئيسية:

1- كتاب العمل.

2- إجراء المهام الحسابية.

3- توفير ميزة قواعد البيانات.

4- إنشاء الرسوم البيانية.

وينقسم البرنامج الى:

1- كتـاب العمــل: هو النوع الأفتراضي من أنواع ملفات الإدخال وهو مجموعة من صفحات العمل حيث إن كل صفحة عمل عبارة عن جدول.

2- صفحة العمل (ورقة العمل):جدول إلكتروني لإكسل حيث أنها تتضمن العديد من الصفوف والأعمدة.

3- الخـليــة : هي الوحدة الأساسية لتركيب صفحة العمل وهي ناتجة عن تقاطع الصف مع العمود ويتم إدخال كافة البيانات لصفحة العمل في هذه الخلايا.

4- برنامج ERP System

والسؤال الذى يطرح نفسه ماهو نظام ERP System  الذي يطلق على برامج الشركات؟. وهو نظام ERP هو أختصار لـEnterprise Resource Planning والذي يعني تخطيط موارد الشركات. وأن هذا النظام هو من النظم الجديدة في برامج المحاسبة للشركات وهو يتلخص ببساطة في توسعة برنامج المحاسبة إلى برنامج شامل، حتى يصبح كل شيء بالشركة مربوط مع بعضة البعض ويتيح المراقبة من خلال أدخال الصلاحيات للأشخاص ويتيح رؤية كاملة ومتخصصة للشركة تساعد الأدارة المهنية المحترفة في عملها بتمكن وأحكام وفاعلية وتمرير خططتها بنجاح وقياس مدى نجاحها بسرعة وأمكانية تعديل خططتها بكل سهولة وتحديد المسؤوليات ومعرفة الثغرات بكل سهولة ويسر وذلك لأمكانية توفر المعلومات بسرعة عالية وبسهولة عالية وأمكانية ألقاء النظرة السريعة على أداء الشركة ككل بجميع أقسامها وجميع فروعها وهذا طبعاً مفيد جداً للجميع ولكن أي جميع ؟ فلو كان هناك نقص في الأدارة أو أنها غير مهنية وغير محترفة وخصوصاً في قسم الحسابات وقسم الأدارة العليا في المقام الأول وطبعاً مع الأدارات الفاشلة التي ليست متمكنة من عملها تكون لها هذه النظم بمثابة  لوغريتمات وبدلاً من أن يسرع هذا من العمل يجعل العمل مثل جبال بالنسبة لهم وتصبح هذه النظم تأتي بتأثير عكسي ويجعل الشركة تخسر أموال طائلة بسبب الإدارات الفاشلة وتجد مثل هذه الشركات عبارة عن مدخلي بيانات ويدرون في متاهه.

وطبعا هناك بعض أصحاب الشركات و المدراء الفضلاء وخصوصاً مدراء الحسابات يشجعون الشركات على أستخدام برامج متنوعة ومطورة مثل هذا ويكون البرنامج في الشركة مثله مثل لو أنك أدخلت برنامج باللغة اليابانية، وكل هذا لكي يقول أننا نستخدم نظام كذا .....الخ، والفاهم يريح الكثير من حولة، وعديم الفهم يتعب الكل.

 وكما نحب أن نوضح العلم لمن يريد التعلم فنعطي مثال بسيط على أستخدام نظام ERP  والمثال هو : نفرض أن في شركة ما وهناك برنامج للمحاسبة يعمل بالشركة فهذا البرنامج مثلا يكون فيه الحسابات العامة بتقسيماتها المختلفة. ونأتي لبند من الحسابات العامة فأنك مثلاً تسجل الرواتب في جزئين جزء مصروفات مستحقة لحين الصرف وجزء مرتبات وأجور، وطبعاً تستطيع عمل تقسيمات مختلفة في الحسابات العامة للفصل بين بعض الأشياء ولإلقاء الضوء على بعض الأشياء وأحياناً مثلاً تحتاج إلى عمل ورقة خارجية أو أكسل خارجي لحساب المرتبات وعدد أيام العمل والساعات الإضافية وأيضا قد تحتاج لعمل ورقة خارجية أو أكسل لعمل كشف بــ الأجازات المستحقة وغيرها من الأمور...الخ، وأضف على ذلك أن هناك أوراق خارجية تستخدم من قبل قسم الموارد البشرية في حساب الأجازات بالتفصيل و غيرها من الأشياء مثل تواريخ أنتهاء الأجازات وتواريخ بداية العمل وتاريخ الأجازة ونهايتها وغيرها من الأمور الكثيرة الخاصة بــــ شؤون الموظفين أو الموارد البشرية. فهذا كلة يدخل كجزء من برنامج المحاسبة حتى يتم عمل شؤون الموظفين كاملة داخل برنامج المحاسبة الذي أصبح برنامج إداري كامل ويصب في النهاية في الحسابات العامة دون تفصيل ولكن أجمالي ويكون جزء شؤون الموظفين به جميع التفصيلات الدقيقة وجميع بيانات وعمل شؤون الموظفين كامل هذا الجزء يسمى HR يعني الموارد البشرية Human Resource.

فهذا توضيح لجزء واحد وكذلك بقية الأجزاء والفروع في الشركة والتي كان من قبل تنزل عبارة عن برامج منفصلة أو برامج ملحقة ببرامج الحسابات وأحياناً تطلق بأسمائها ويعني أن برنامج الحسابات يحتوي على هذا النموذج فمثلا هناك برامج يطلق عليها CRM وهوCustomer Relationship Management وتعني أنها مختصة بـ العملاء وبها طبعاً جميع الأشياء والمساعدات التي يعمل بها قسم المبيعات وأحياناً تكون مثل هذه البرامج جيدة للإدارات التي تفتقر إلى خبرة أطقم عملها بتوضيح بعض الأشياء والنماذج التي تستخدم بها.

وينقسم هذا البرنامج الى عدة أدارات الا وهي:

1- أدارة الموارد المالية  FRM Finance Resource Management.

2- أدارة الموارد البشرية  HRM Human Resource Management.

3- أدارة العلاقات مع العملاء  CRM Customer Relationship Management.

4- أدارة حركة التوريد  SCM Supply Chain Management.

5- تخطيط موارد التصنيع  MRP Manufacturing Resource Planning

ونعتقد أننا بسطنا موضوع برامج إدارة موارد الشركة وطبعاً كما قلنا هذا البرنامج لا يقتصر بشركة معينة، ولا مكان معين، ولكن هو عبارة عن نظام معين فمثلا تستطيع أن تجد برنامج ولنقول أسمة مثلا lakma3na فلو مثلا هذا برنامج محاسبة سوف تجد هذا البرنامج منه اصدارات مثل lakma3na _CRM وهذا يعني أن البرنامج يحتوي على الجزء الخاص بالعملاء، lakma3na _SCM وهذا يعني أن هذا البرنامج يحتوى على الجزء الخاص بالموردين، lakma3na Inventory وهذا يعني أن هذا البرنامج يحتوى على جزء المخازن، lakma3na ERP وهذا يعني أن هذا البرنامج متكامل بكل الأجزاء السابق ذكرها . وهذا يوضح برامج المحاسبة وما يكتب بها تقريباً.

وفي بعض الأحيان تكون هذه البرامج مفيدة للشركات التي تمتلك بعض الكوادر المجتهدة ولديها قابلية وحب للتعلم في كشف بعض الأشياء التي تغيب عنها وتساعدها في فهم ما يدور في الشركات الكبيرة؛ لأن هذه البرامج تطرح بعض النماذج الشائعة المتعارف عليها في الشركات وتوضح للبعض كيف تدور الأعمال في الشركات عامة وهذا بالطبع لما ذكرنا إذا كانت الإدارة مجتهدة ولديها إستعداد للتعلم.

وملاحظة أخيرة في نهاية كلامنا لهذا التبسيط ليس كل البرامج المطروحة التي تضع داخل الشركات أنها تقوم بإستخدم هذا النظام ERP أو غيره مثل بعضها وليس كل الشركات التي لديها هذا النظام أو غيره هي فعلاً تستخدمة بطريقة صحيحة وليس كل الشركات التي تريد هذا النظام أو غيره هي فعلاً محتاجة لهذا النظام أو غيره فالموضوع يحتاج لمن يفهم ماذا وكيف ومتى يستخدم هذا أو ذاك؟.

الخلاصة

أن أغلب البرامج المحاسبية الجاهزة تنقسم إلى قسمين:

1- البرامج الجاهزة الجزئية.

لتنفيذ بعض الوظائف المحاسبية ومن مميزاتها أنها:

أ- رخيصة التكلفة.

ب- متوفرة في الأسواق.

ومن عيوبها أنها:

أ- عديمة المرونة.

ب- ولا يمكنها التكامل مع الأنظمة الأخرى.

وهذا النوع من البرمجيات يلائم المنشآت الصغيرة والمتوسطة، وهذا ينطبق مع أول ثلاثة برامج أما نظام ERP  يتلائم مع أنظمة المشروعات العملاقة.

2- البرامج الجاهزة المتكاملة:

وتعتبر متطورة بشكل كبير وتتكون من عدة  أنظمة  متكاملة.

مثل نظام الأستاذ العام ونظام المدينين ونظام المشتريات ونظام المبيعات ونظام الرواتب وشئون العاملين، مثل نظام ERP.

ومن مميزاتها أنها:

أ- التكامل والشمول.

ب- المرونة العالية.

ومن عيوبها أنها:

أ- ارتفاع أسعارها.

ب- تعقيدها والحاجة إلى وقت طويل لإعدادها والتدريب عليها وتطبيقها.

يرتبط هذان النوعان من البرامج بالمحاسبة المالية ارتباطاً مباشراً و لا يوجد أختلافات كبيرة بينها إلا في طرق الأستخدام فبعضها كان على نظام التشغيل القديم DOS وبعضها على النوافذ WINDOWS وبعضها متعدد اللغات.

والسبب في كثرة البرامج الجاهزة وأنتشارها يعود إلى الثبات والأستقرار النسبي للمنهج المحاسبي والوظائف والمبادئ المحاسبية المتعارف عليها في مجال المحاسبة المالية، والبرامج الخاصة بالمحاسبة الأدارية(برامج حسب الطلب) فهي محدودة وغير منتشرة وهذا يعود إلى عدم الأستقرار في المنهج والمبادئ والوظائف المحاسبية.

وبما أن البرامج الخاصة بالمحاسبة الأدارية(برامج حسب الطلب) لم تلق الأهتمام الكافي، وأصبح من اللازم أستخدام البرامج العامة لتنفيذ هذه التطبيقات ومن أهم هذه البرامج مثل برامج صفحات الأنتشار Spreadsheets ، ويعتبر برنامج إكسل Excel من شركة مايكروسوفت أحد برامج صفحات الأنتشار الإلكترونية يسمح للمستخدم أن يحلل كميات هائلة من المعلومات المختلفة كما ذكرنا بالأعلي. وثبتت جدوى أستخدام صفحات الأنتشار وخاصة في مجال المحاسبة لكونها تلبي أغلب المتطلبات في الوظائف المحاسبية فيمكن إعداد القوائم المالية وتحليلها وكذلك حسابات المدينين والمخزون والأصول الثابتة بواسطة هذه البرامج كما يمكن حساب نقطة التعادل وإعداد الموازنات التشغيلية والرأسمالية وغيرها وتصميم التقارير بسهولة كما يمكن تعديلها وحفظها ونسخها وطباعتها بكل يسر وسهولة.

وبعد هذا التطور الكبير فى البرامج المستخدمة عبر الحاسب الآلى؛ لا بد أن يتيقن المحاسبين بهذا التطور ويحاولون التماشى معه، ومواكبته حتى يستطيعوا أن يؤدوا أعمالهم بسهولة ويسر.